Компенсация за использование автомобиля работника

Работники, использующие личный автомобиль для служебных поездок, могут рассчитывать на компенсационные выплаты от работодателя. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации и заключенного между работником и работодателем договора. Размер компенсации ничем не ограничен. Обычно в сумму выплаты включают расходы на бензин и горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт и амортизацию автомобиля. Компенсация выплачивается один раз в месяц. Когда работник находится в отпуске, на больничном или по иным причинам не использует автомобиль в служебных целях, компенсация не платится. Бухгалтерия работодателя производит расчет компенсации после предоставления владельцем автомобиля следующих документов:
1) документа подтверждающего право собственности на автомобиль,
2) чеков и иных документов, подтверждающих расходы на эксплуатацию машины.

Техническое обслуживание служебного транспорта, затраты на ГСМ и ремонт относятся к затратам предприятия связанным с производственной деятельностью. Работодатель из всей суммы начисленной компенсации, может списать на статью расходы только законодательно установленную норму. Эти нормы составляют всего 1200 рублей – для автомобилей с двигателем до 2000 куб.см и 1500 рублей – для автомобилей с двигателем более 2000 куб.см. Поэтому для предприятий выгоднее заключать с работниками договоры аренды автомобилей.
Аренда автомобиля может быть с экипажем (имеется в виду, что за рулем будет хозяин машины) и без экипажа. Арендная плата в полном размере не включается в налоговую базу по налогу на прибыль и списывается в расходы. Т.е. все арендные платежи за транспорт относятся на статью прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Для списания расходов на бензин, ГСМ, ремонт и прочие эксплуатационные расходы организация должна оформлять путевые листы на все поездки арендованного автомобиля. Если заключен договор аренды без экипажа, желательно чтобы путевые листы выписывались не только на собственника машины, но и на других работников. В противном случае при проведении проверки налоговая инспекция может засчитать расходы на эксплуатацию машины не арендными платежами, а компенсацией работнику за использование автомобилем в размерах установленных законом.

Арендные платежи являются доходом владельца автомобиля, поэтому они облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Компенсационные выплаты не являются доходом, они лишь возмещают расходы работника на эксплуатацию автомобиля, поэтому не подлежат налогообложению.

Таким образом, в зависимости от того как будет оформлен договор с работником, одна из сторон получает преимущества при налогообложении. При заключении договора аренды, выигрывает работодатель, уменьшая налог на прибыль. При заключении договора на использование автомобиля работника – работник освобождается от уплаты налога на доходы физических лиц.